Quali sono le novità fiscali per il rimborso spese per i lavoratori autonomi nel 2025?

Le norme contenute nell’articolo 1 incidono in modo rilevante sul trattamento tributario dei redditi da lavoro autonomo. Il provvedimento, in attuazione della riforma tributaria intrapresa nel 2023, detta anche nuove regole di deducibilità delle spese di trasferta e ridefinisce la qualificazione fiscale delle plusvalenze derivanti da partecipazioni in società professionali. Novità significative sulle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuate tramite autoservizi pubblici non di linea. Il testo stabilisce che, ai fini della loro esclusione dal reddito ovvero della deducibilità, occorre che i pagamenti siano tracciabili, ma solo se effettuati nel territorio italiano. Per i lavoratori autonomi viene meno l’obbligo di tracciabilità per le spese sostenute all’estero, in un’ottica di semplificazione amministrativa e riduzione del contenzioso fiscale, mentre permangono vincoli comunque stringenti per le operazioni nazionali. Sulla base di una nuova disposizione, nei casi di mancato rimborso da parte del committente, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute nel territorio dello Stato, sono deducibili a condizione che i pagamenti siano eseguiti con mezzi di pagamento tracciabili. Il decreto in disamina introduce un nuovo asset normativo per la deducibilità delle spese, differenziando a seconda che si tratti di costi sostenuti in modo diretto, rimborsati a ulteriori lavoratori, oppure derivanti da prestazioni commissionate. In tutte le ipotesi, la tracciabilità del pagamento, ove effettuato in Italia, diventa condizione necessaria per l’ammissione in deduzione.

La novità riguarda principalmente, per i lavoratori autonomi, la non rilevanza ai fini IRPEF dei rimborsi spese cosiddetti “a piè di lista”, ossia quelli documentati e addebitati direttamente al cliente in fattura per l’esecuzione di un incarico. Fino al 31 dicembre 2024 queste voci concorrevano a determinare l’ammontare dei compensi, salvo poi essere portate in deduzione dal reddito ai fini del calcolo delle imposte dovute. L’obiettivo principale del legislatore è stato, quindi, quello di semplificare gli adempimenti tributari, estendendo ai rimborsi spese a piè di lista addebitati dai lavoratori autonomi ai committenti il medesimo regime di esenzione dalla base imponibile IRPEF già previsto per i lavoratori dipendenti. Anche se i rimborsi non rientrano più nel calcolo dell’IRPEF, continuano a essere soggetti a IVA. Il nuovo regime fiscale non comporta alcuna modifica sul fronte previdenziale, che rimane, quindi, del tutto invariato. I rimborsi spese in questione, infatti, erano già “neutri” ai fini del calcolo del contributo previdenziale soggettivo. La situazione rimane invariata anche per il calcolo del contributo previdenziale integrativo che – in base a quanto stabilito all’art. 8, comma 3, del D.Lgs. 103/96 – è determinato sul fatturato lordo, che, come detto, continua a comprendere – come in passato – anche le somme oggetto di rimborso analitico delle spese da parte del committente. I rimborsi spese continueranno, quindi, a essere inclusi nella base di calcolo del contributo integrativo, pari al 4%, dovuto all’ INPGI. Per i professionisti in regime forfettario, invece, la questione è più complessa: in questo regime, infatti, non è prevista la dichiarazione dell’IVA. Questo porta a dubbi su come debbano essere trattati i rimborsi spese e su quale sia l’impatto sulle tasse e sui contributi. Per ora, si attende un chiarimento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° gennaio 2025 entra in vigore una riforma che modifica il trattamento fiscale dei rimborsi spese per i professionisti. Con la nuova formulazione dell’articolo 54 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), le somme percepite dai lavoratori autonomi a titolo di rimborso per spese sostenute nell’esecuzione di un incarico – se addebitate analiticamente al committente – non concorreranno più alla formazione del reddito imponibile. Fino al 2024, le spese rimborsate e addebitate al cliente erano considerate parte degli onorari e, quindi, soggette a tassazione. Con la nuova norma, i rimborsi di trasferta non saranno più classificati come compensi e non saranno soggetti a ritenuta d’acconto. Tuttavia, specularmente, le spese sostenute e poi rimborsate diventeranno indeducibili, salvo alcuni casi particolari, come il mancato pagamento da parte del committente per motivi di insolvenza o prescrizione del credito. La riforma non incide sul trattamento IVA: i rimborsi continueranno a essere imponibili, a meno che non rientrino nelle spese anticipate per conto del cliente, escluse ex articolo 15 del D.P.R. 633/1972. Le spese rimborsate a forfait rimarranno soggette a tassazione come compensi, con la possibilità di dedurre i costi effettivi secondo le regole ordinarie.

La Legge di bilancio 2025 in vigore dal 1° gennaio 2025, tra le altre novità, prevede novità sulla deducibilità delle spese di trasferta. La lettera a), intervenendo sull’articolo 51, comma 5, riguardante il concorso alla formazione del reddito da lavoro dipendente delle indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale, delle spese di alloggio e di vitto, specifica che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge n. 21 del 1992, non concorrono a formare il reddito se le predette spese sono effettuate con metodi tracciabili. La novella in questione specifica che, ferma restando la disciplina della deducibilità delle spese di cui ai commi 5 e 6, le spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande e le spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili. La lettera c), aggiungendo il comma 3-bis all’articolo 95, riguardante le spese per prestazioni di lavoro dipendente deducibili dal reddito, specifica che le spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 del medesimo articolo 95 se effettuate con i metodi tracciabili. La lettera d), intervenendo sull’articolo 108, comma 2, riguardante la deducibilità dal reddito imponibile delle spese di rappresentanza, specifica che le spese medesime sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili.

Le novità rispondono a un duplice obiettivo: Limitare l’obbligo di tracciabilità ai soli costi sostenuti nel territorio italiano; Condizionare la deducibilità di alcune spese al rispetto della tracciabilità, distinguendo tra rimborsi analitici e altre spese operative. Con il Dl 84/2025, in vigore dal 18 giugno 2025, il legislatore ha rivisto le regole su tracciabilità dei pagamenti, deducibilità delle spese e trattamento dei rimborsi, armonizzandole con il nuovo assetto del reddito di lavoro autonomo delineato dal Dlgs 192/2024. Le somme percepite dal lavoratore autonomo a titolo di rimborso spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea, sostenute in Italia e analiticamente addebitate al committente, non concorrono alla formazione del reddito solo se pagate con strumenti tracciabili. La deduzione delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, non rimborsate dal committente, è ammessa solo se i pagamenti sono tracciabili e se le spese sono state sostenute in Italia. Le spese sostenute all’estero restano deducibili, indipendentemente dal mezzo di pagamento. La tracciabilità si estende alle spese sostenute per conto di dipendenti o altri lavoratori autonomi coinvolti nell’esecuzione dell’incarico. Le nuove norme prevedono due diverse tempistiche di applicazione: Dal 18 giugno 2025, obbligo di tracciabilità per la deduzione delle spese di rappresentanza e altre spese operative, più restrittivo rispetto al passato; Dal periodo d’imposta 2025, limitazione dell’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia, misura più favorevole per i contribuenti. La nuova disciplina richiede: Monitoraggio attento dei metodi di pagamento per spese e rimborsi; Distinzione tra spese sostenute in Italia e all’estero; Adeguamento dei processi amministrativi e contabili per garantire la tracciabilità; Valutazione degli effetti fiscali sui rimborsi e sulle deduzioni.

Dal 1° gennaio 2025, il trattamento fiscale dei rimborsi delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente ha subito importanti modifiche. Fino al 2024, le spese addebitate analiticamente al cliente concorrevano al monte degli onorari, sia per i professionisti in regime ordinario che per quelli in regime forfetario. Dal 2025, l’articolo 54 del TUIR prevede invece che le somme percepite dal lavoratore autonomo a titolo di rimborso spese per l’esecuzione di un incarico, addebitate analiticamente al committente, non concorrono più alla formazione del reddito. Le spese potranno però essere dedotte nel caso in cui il rimborso non venga effettuato perché il committente ha fatto ricorso o è stato assoggettato a uno degli istituti di regolazione disciplinati dal codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza, la procedura esecutiva individuale nei confronti del committente è risultata infruttuosa, il diritto alla riscossione del credito si è prescritto, nel caso in cui le spese stesse non siano rimborsate dal committente entro un anno dalla loro fatturazione, se l’ammontare del compenso e delle spese, complessivamente considerati, è inferiore a 2.500 euro. Non è chiaro se le modifiche al TUIR riguardino anche i professionisti in regime forfetario. Anzi, nella nuova norma manca uno specifico rinvio alla norma riferita ai forfettari. Ai sensi del modificato art 95 del TUIR, le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono infatti deducibili dal reddito solo se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento “tracciati”.

Le modifiche apportate dal Decreto Legge n. 84/2025 riguardano l’ art. 51, comma 5 del TUIR e stabiliscono che, ai fini della non concorrenza alla formazione di reddito di lavoro dipendente dei rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, l’obbligo di tracciabilità è limitato alle sole trasferte effettuate nel territorio dello Stato italiano. Più precisamente, in deroga alla norma che prevede la non concorrenza a formare reddito imponibile dei rimborsi delle spese sostenute dal lavoratore autonomo per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente, viene stabilito che tale rimborso deve avvenire con strumenti tracciabili se riguarda spese, sostenute in Italia, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea. Sempre in riferimento ai redditi da lavoro autonomo, la tracciabilità dei pagamenti è richiesta altresì per la deducibilità sia delle spese di trasferta, sostenute nel territorio dello stato, sia per le spese di rappresentanza ovunque sostenute nel limite dell’ 1% dei compensi percepiti nel periodo di imposta. La tracciabilità è richiesta anche per la deducibilità delle spese sostenute nel territorio dello Stato, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, comprese quelle sostenute direttamente quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi, nonché le medesime spese rimborsate analiticamente ai dipendenti per le trasferte ovvero ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi. Le novità introdotte con il DL 84/2025 coinvolgono anche l’ art. 109 del TUIR sul reddito d’impresa. In particolare, la deducibilità dal reddito d’impresa è ammessa, per le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute nel territorio dello Stato, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, solo se i pagamenti avvengono con strumenti tracciabili. Medesimo discorso vale se le citate spese sono sostenute nel territorio dello Stato per le prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese.