Quali sono le novità per le spese di trasferta nel 2025?

La Legge di bilancio 2025 in vigore dal 1° gennaio 2025, tra le altre novità, prevede novità sulla deducibilità delle spese di trasferta. Il comma 81 dell'art 1 della Legge di Bilancio 2025 apporta una serie di modifiche al testo unico delle imposte sui redditi (TUIR), di cui al D.P.R. n. 917 del 1986. La lettera a), intervenendo sull’articolo 51, comma 5, riguardante il concorso alla formazione del reddito da lavoro dipendente delle indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale, delle spese di alloggio e di vitto, specifica che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge n. 21 del 1992 (servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente), non concorrono a formare il reddito se le predette spese sono effettuate con metodi tracciabili, cioè con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241 del 1997 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari). La lettera b), aggiunge il comma 6-ter all’articolo 54, riguardante la determinazione del reddito da lavoro autonomo. La novella in questione specifica che, ferma restando la disciplina della deducibilità delle spese di cui ai commi 5 e 6, le spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande e le spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea indicati nella lettera precedente, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili di cui alla lettera precedenti. La lettera c), aggiungendo il comma 3-bis all’articolo 95, riguardante le spese per prestazioni di lavoro dipendente deducibili dal reddito, specifica che le spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea indicati nelle lettere precedenti, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 del medesimo articolo 95 se effettuate con i metodi tracciabili di cui alle lettere precedenti. La lettera d), intervenendo sull’articolo 108, comma 2, riguardante la deducibilità dal reddito imponibile delle spese di rappresentanza, specifica che le spese medesime sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili di cui alle lettere precedenti.

Le novità per le spese di trasferta nel 2025 sono state introdotte dalla legge di Bilancio, che ha imposto l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per poter accedere alla deducibilità da parte dell’azienda e all’esenzione fiscale del rimborso per il lavoratore. I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, per le trasferte o le missioni, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241. I lavoratori dipendenti che effettueranno trasferte o missioni potranno escludere dal reddito imponibile le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto rimborsate dal datore di lavoro solamente nel caso in cui i pagamenti siano effettuati tramite strumenti tracciabili. Tra questi rientrano le carte di credito, i bancomat, le carte prepagate, le applicazioni di pagamento, gli assegni bancari o quelli circolari. L’obbligo di tracciabilità dei pagamenti non riguarda le spese di trasporto con mezzi pubblici: se si viaggia infatti con treni, aerei, metropolitane, tram o autobus, per avere accesso alla deducibilità ed esenzione fiscale del rimborso è sufficiente il biglietto intestato al dipendente in trasferta. Per tutte le spese per le quali è necessario effettuare pagamenti tracciabili, è necessario conservare la documentazione che attesti il rispetto di questi paletti. Se un lavoratore dipendente si trova a chiedere all’azienda il rimborso delle spese di trasferta, dovrà conservare e presentare non solamente lo scontrino fiscale, ma anche la ricevuta del Pos - in caso di pagamento con carta - che dimostra che quel pagamento non è stato effettuato in contanti. Le novità introdotte dall’ultima legge di Bilancio comunque non riguardano solamente i lavoratori dipendenti, ma anche quelli autonomi. Dall’inizio di quest’anno infatti le spese per le prestazioni alberghiere, per le consumazioni di alimenti e bevande, per i viaggi e i trasporti non di linea saranno deducibili solamente se pagate utilizzando strumenti tracciabili. La legge di Bilancio è intervenuta anche sulla disciplina delle spese di rappresentanza: a partire dall’anno fiscale 2025 queste spese saranno deducibili dal reddito d’impresa solamente qualora siano effettuate utilizzando strumenti di pagamento tracciabili. Se l’azienda decide di optare per il rimborso forfettario, le somme erogate ai dipendenti rimangono deducibili nei limiti dei 46,48 euro al giorno se si tratta di una trasferta in Italia. Il limite sale fino a 77,47 euro al giorno se le trasferte vengono effettuate all’estero.

Le modifiche apportate dal Decreto Legge n. 84/2025 riguardano l’ art. 51, comma 5 del TUIR e stabiliscono che, ai fini della non concorrenza alla formazione di reddito di lavoro dipendente dei rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, l’obbligo di tracciabilità è limitato alle sole trasferte effettuate nel territorio dello Stato italiano. Analogo intervento è previsto anche sul reddito derivante da lavoro autonomo e sul reddito di impresa. In deroga alla norma che prevede la non concorrenza a formare reddito imponibile dei rimborsi delle spese sostenute dal lavoratore autonomo per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente, viene stabilito che tale rimborso deve avvenire con strumenti tracciabili se riguarda spese, sostenute in Italia, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea. La tracciabilità è richiesta anche per la deducibilità delle spese sostenute nel territorio dello Stato, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, comprese quelle sostenute direttamente quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi, nonché le medesime spese rimborsate analiticamente ai dipendenti per le trasferte ovvero ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi. La deducibilità dal reddito d’impresa è ammessa, per le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute nel territorio dello Stato, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, solo se i pagamenti avvengono con strumenti tracciabili. Medesimo discorso vale se le citate spese sono sostenute nel territorio dello Stato per le prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese.

La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti novità riguardo alla tracciabilità delle spese per le trasferte aziendali. La Legge di Bilancio, infatti, prevede che i costi sostenuti per vitto, alloggio, viaggio e trasporto dai lavoratori dipendenti durante la trasferta, fermo restando i diversi limiti già attualmente previsti dalla norma, saranno fiscalmente rilevanti a condizione che avvengano con pagamenti tracciabili. Rientrano, inoltre, nei nuovi obblighi di tracciabilità anche le spese di rappresentanza. La nuova disciplina stabilisce che, a partire dal 1° gennaio 2025, i suddetti rimborsi non concorrano a formare il reddito del dipendente, a condizione che tali spese siano sostenute con strumenti di pagamento tracciabili, come, ad esempio carte di debito, di credito, prepagate, assegni bancari e circolari. Anche per quanto concerne le spese di rappresentanza, la Legge di Bilancio modifica l’articolo 108 del TUIR, introducendo l’obbligo di tracciabilità per la deducibilità delle spese di rappresentanza, che devono essere effettuate tramite versamento bancario o postale, o altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/1997.