Quali sono i limiti di deducibilità fiscale delle spese di trasferta dal reddito d'impresa?

Per quanto riguarda le limitazioni specifiche alla deducibilità per l’impresa, il TUIR stabilisce dei limiti giornalieri per le spese di vitto e alloggio quando la trasferta è svolta fuori dal comune della sede abituale di lavoro. In particolare, è previsto un limite massimo di deduzione di € 180,76 al giorno per trasferte effettuate in Italia e di € 258,23 per quelle all’estero, applicabile esclusivamente ai rimborsi analitici. I limiti giornalieri per le spese di vitto e alloggio sono rispettivamente € 180,76 per le trasferte nazionali e € 258,23 per quelle all’estero. Nel caso il dipendente utilizzi un veicolo personale o noleggiato specificamente per la trasferta, la deducibilità dei rimborsi chilometrici è ammessa nel limite del costo sostenuto per veicoli con potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o 20 CV fiscali se diesel. Dal 2025 è introdotto l’obbligo di utilizzare metodi di pagamento tracciabili per le spese di vitto, alloggio e per i servizi di trasporto pubblico non di linea, affinché queste siano deducibili fiscalmente. Tutte le spese di vitto, alloggio e trasporti devono essere effettuate con mezzi di pagamento tracciabili per essere deducibili. Inoltre, l’IVA non volontariamente detratta dalle spese di trasferta non risulta deducibile ai fini della determinazione del reddito d’impresa. Per quanto concerne l’IRAP, invece, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i rimborsi chilometrici non sono deducibili.

Le spese di trasferta sono deducibili entro i seguenti limiti: Fino a €180,76 al giorno per trasferte fuori dal comune, importo elevato a €258,23 per trasferte all’estero. Per l’utilizzo di autoveicoli personali o noleggiati, la deducibilità è limitata ai costi di percorrenza o alle tariffe per veicoli di potenza massima pari a 17 cavalli fiscali (20 per motori diesel). Le spese di rappresentanza, invece, seguono percentuali specifiche calcolate sui ricavi: 1,5% dei ricavi e altri proventi fino a €10 milioni. 0,6% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente €10 milioni e fino a €50 milioni. 0,4% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente €50 milioni. Sono comunque deducibili le spese relative a beni di valore unitario non superiore a €50. Il mancato utilizzo di strumenti tracciabili può avere conseguenze significative: Per i dipendenti, le spese rimborsate saranno considerate reddito imponibile, aumentando IRPEF e contributi previdenziali. Per l’azienda, le spese non saranno deducibili dal reddito imponibile, con un impatto diretto su IRES e IRAP. Inoltre, si rischia una doppia tassazione.

Le spese di vitto e alloggio sono deducibili: fino a euro 180,76 (al giorno) per trasferte extracomunali cioè quelle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale in Italia fino a euro 258,23 (al giorno) per trasferte all'estero; nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali. Le spese per viaggio e trasporto sono invece totalmente deducibili, purchè documentate. Se il lavoratore è stato autorizzato ad utilizzare un veicolo proprio o a noleggio, il costo di percorrenza è deducibile interamente come rimborso spese chilometrico per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali ovvero a 20 se con motore diesel. In caso di rimborso analitico o rimborso a piè di lista delle spese documentate dal lavoratore con documentazione dettagliata, l'art.95 comma 3 del TUIR stabilisce alcuni limiti alla deducibilità del rimborso dal reddito di impresa. Le spese di trasferta devono essere strettamente correlate all'attività aziendale e documentate con ricevute o fatture valide. La deducibilità delle spese di trasferta sostenute dai dipendenti, collaboratori, CO.CO.CO, tirocinanti e amministratori della società (senza partita IVA) sarà ammessa solo se il pagamento avverrà con strumenti tracciati.

La regola generale è che i rimborsi pagati dall’azienda ai dipendenti o ai collaboratori che abbiano effettuato una trasferta sono considerati spese aziendali e sono quindi fiscalmente deducibili. Ciò vuol dire che non dovrai pagare tasse su queste somme. Attenzione però, questa è la regola generale ma ci sono eccezioni e limiti. Nei prossimi paragrafi ti sveliamo nel dettaglio i limiti di deducibilità dei rimborsi spese a seconda del sistema di rimborso che hai scelto di applicare. Un po’ diversa è, invece, la situazione per il rimborso a piè di lista che, come abbiamo approfondito nel capitolo 3 della guida, consiste in un rimborso analitico delle sole spese documentate dal lavoratore. A differenza che per il forfettario, l’art. 95 comma 3 del Tuir stabilisce alcuni limiti alla deducibilità del rimborso a piè di lista dal reddito di impresa. La situazione, infatti, cambia a seconda del tipo di spese rimborsate (per vitto e alloggio o trasporto). Le spese di vitto e alloggio sono deducibili: fino a euro 180,76 (al giorno) per trasferte extracomunali in Italia; fino a euro 258,23 (al giorno) per trasferte all’estero; nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali Le spese per viaggio e trasporto sono invece totalmente deducibili, purché documentate. In caso il lavoratore abbia utilizzato un’auto propria o a noleggio, il costo di percorrenza è deducibile interamente per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o a 20 se diesel. Il rimborso spese misto, di cui ti abbiamo parlato nel capitolo 4, prevede che al dipendente venga corrisposto: sia un rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio affrontate in trasferta che un’indennità forfettaria. Quanto alla deducibilità di questo tipo di rimborso, la regola da seguire, come chiarito anche dalla Agenzia delle entrate (C.M. n. 188/1998), è la stessa prevista per il regime forfettario: non c’è alcun limite massimo di deducibilità. Se scegli questo sistema di rimborso, quindi, la tua azienda non pagherà le tasse sull’intero importo versato al dipendente.