Quali sono le novità per la tracciabilità dei rimborsi chilometrici nel 2025?

I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge n. 21 del 1992, non concorrono a formare il reddito se le predette spese sono effettuate con metodi tracciabili, cioè con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241 del 1997. Le spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande e le spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili di cui alla lettera precedente. Le spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 del medesimo articolo 95 se effettuate con i metodi tracciabili di cui alle lettere precedenti. Le spese medesime sono deducibili se effettuate con i metodi tracciabili di cui alle lettere precedenti.

Rimborsi chilometrici: i rimborsi chilometrici a tariffa ACI restano interamente deducibili ed esenti per il dipendente a patto che siano indicate le tratte km effettuate e che il rimborso sia coerente con quanto previsto dalle tabelle ACI per le autovetture indicate. Le nuove disposizioni fiscali, valide dal 1° gennaio 2025, mirano a contrastare l’evasione fiscale e a garantire maggiore trasparenza nei pagamenti. Sarà fondamentale controllare che tutte le spese rimborsate siano accompagnate da documenti che attestino l’uso di strumenti di pagamento tracciabili. I dipendenti e i collaboratori dovranno essere informati sulle nuove procedure per la gestione delle trasferte e dei rimborsi. Le aziende dovranno rivedere le proprie policy interne, includendo istruzioni dettagliate sui requisiti di tracciabilità e sulla documentazione necessaria. Per le trasferte fuori dal comune, le indennità forfettarie continueranno a essere esenti da imposte nei limiti previsti dal TUIR. Per le trasferte interne al comune, tutte le indennità e i rimborsi non tracciabili saranno considerati reddito imponibile. Non sarà più sufficiente compilare semplici moduli aziendali. Ogni spesa dovrà essere dimostrata tramite ricevute o fatture che attestino la tracciabilità del pagamento. Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, comprese quelle per taxi e NCC, dovranno essere saldate con strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, app di pagamento, assegni bancari o circolari.