Quando si parla di cosa sia un prodotto non conforme , si dice che è quello che non soddisfa alcuni requisiti determinati dal sistema di gestione della qualità , come un materiale acquistato che è arrivato difettoso, un materiale non identificato quando richiesto che sia, un alimento con a etichetta errato o un prodotto con contaminazione microbiologica, rifiuti pericolosi ecc.
Nel caso di rilevamento di ciò che è un prodotto non conforme , devono essere applicate le correzioni e le azioni correttive necessarie .
Abbiamo detto che cos'è un prodotto non conforme in relazione al mancato rispetto di uno qualsiasi dei requisiti tecnici dei prodotti: funzioni, caratteristiche, consumi , materiali, peso, colore, dimensioni.
I più comuni, di solito hanno i seguenti motivi: Violazione legale: si verificano soprattutto quando i prodotti vengono commercializzati in altri paesi o viene aperta una nuova linea di attività in azienda che comporta attività molto diverse da quelle attuali.
Errori di produzione: guasti alle macchine, errori umani, apparecchiature di misurazione non valide... sono all'origine di prodotti non conformi.
Errori di progettazione: una cattiva progettazione del nuovo prodotto, o una cattiva industrializzazione dello stesso, può causare un numero elevato di problemi ed errori al momento della sua produzione.
Documentazione errata: Errori nei piani, nelle istruzioni tecniche, nelle linee guida di controllo, nei flussi operativi... fanno sì che i lavoratori interpretino male i documenti e generino errori non intenzionali.
Mancanza di controllo di qualità: questi errori di solito compaiono quando non vengono eseguiti controlli sufficienti, non vengono applicati calcoli statistici per determinare i campioni o si verificano errori nelle misurazioni da parte di personale non addestrato o apparecchiature di misurazione non calibrate.